Regulamin spotkań biznesowych. Jak przeprowadzić spotkanie biznesowe: ważne szczegóły

Codziennie odbywa się duża liczba spotkań biznesowych i negocjacji różne poziomy. I nie ma znaczenia, co to będzie: spotkanie szefów światowych korporacji w celu zawarcia wielomilionowej transakcji czy rozmowa biznesowa dwóch małych przedsiębiorców na temat współpracy - w każdych negocjacjach ważna jest umiejętność Prawidłowy realizuj je, a nie działaj na chybił trafił. Bez starannego przygotowania do spotkania biznesowego i właściwej strategii zachowania podczas niego raczej nie uda Ci się tego osiągnąć pożądany rezultat układy

Prowadzenie spotkań biznesowych to dość delikatna sprawa i nawet jeśli dopiero zaczynasz prowadzić działalność gospodarczą, nie zaszkodzi poznać pewne niuanse związane z organizacją negocjacji biznesowych.

Jak zorganizować spotkanie biznesowe

Podczas spotkania biznesowego śledź kilka proste zasady, a wtedy: po pierwsze, poczujesz się pewniej podczas negocjacji; po drugie, będziesz wyglądać w oczach rozmówcy jako osoba poważna i rozważna, z którą możesz sobie poradzić; i po trzecie, zwiększysz swoje szanse na osiągnięcie pożądanego wyniku negocjacji.

1. Jasne cele

W procesie przygotowań do negocjacji konieczne jest stworzenie konkretnej listy spraw do rozważenia i problemów do rozwiązania. A podczas samych negocjacji nie powinieneś odbiegać od tej listy, w przeciwnym razie ryzykujesz utratę głównego wątku rozmowy, a tym samym nieosiągnięcie celu. Im więcej ważnych kwestii należy uwzględnić w negocjacjach, tym poważniej należy się do nich przygotować, gdyż konieczne jest wybranie optymalnej ilości czasu, jaki zostanie poświęcony na rozważenie każdej kwestii.

2. Minimalna „woda”

Zasada ta dotyczy nie tylko negocjacji biznesowych z partnerami, ale także spotkań roboczych i wszelkich rozmów biznesowych w pracy. Często ludzie (zwłaszcza jeśli pozostają w przyjacielskich relacjach poza pracą) zaczynają zagłębiać się w tematy zupełnie niezwiązane z celem negocjacji. I w rezultacie okazuje się, że spotkanie wydawało się, że się odbyło, wydawało się, że o czymś rozmawiają, ale ostatecznie nie doszło do niczego. Dlatego staraj się jak najbardziej odwrócić uwagę od rozmów na temat „jak świętowałeś urodziny” lub „jak się miewa twoja rodzina” i skoncentruj się wyłącznie na temat roboczy. Wszystkie pozostałe rozmowy odbywają się w czasie wolnym od pracy.

3. Tylko ważne osoby

Rzadko negocjacje biznesowe prowadzone przez dwie osoby twarzą w twarz. Są to raczej szczególne przypadki. W większości przypadków w negocjacjach uczestniczy kilka osób z obu stron – doradcy, współpracownicy, partnerzy, asystenci. Na negocjacje zabierz ze sobą kilka osób, które wyrażą swoje zdanie, doradzą i pomogą w podjęciu decyzji. słuszna decyzja- jest to rozsądne, ale nie należy przesadzać z liczbą asystentów. Po pierwsze, duża liczba osób w sali konferencyjnej może powodować wrażenie „zatłoczenia” i rozpraszać koncentrację. Po drugie, jeśli ludzie nie są specjalnie związani z danym problemem, jeśli będą rozmawiać, to najprawdopodobniej będzie to albo nie na temat, albo po prostu nikogo nie zainteresuje (nie wysłuchasz opinii projektanta na temat tego, jak wydobyć przedsiębiorczość wyjść z kryzysu?). Dlatego na negocjacje zabieraj ze sobą tylko tych, którzy są tam naprawdę potrzebni.

4. Punktualność i regulamin

Nawyk spóźniania się to niestety problem wielu osób. I biznesowe też. Oczekiwanie na spóźnialskich oznacza opóźnianie rozpoczęcia negocjacji. Czas jest marnowany na czekanie. Prawdziwie biznesowy człowiek po prostu musi cenić swój czas, więc albo „szkol” swoich podwładnych, aby zawsze przybyli na czas, albo po prostu zacznij bez spóźnień. Przy okazji, najlepszy sposób pozbycie się na zawsze nawyku spóźniania się wśród swoich podwładnych oznacza dawanie im własny przykład przychodź do pracy i wszystkie wydarzenia służbowe punktualnie.

5. Słowo do wszystkich

Jeśli wziąłeś pod uwagę zasadę tylko obecności ważni ludzie w negocjacjach (patrz punkt 3), oznacza to, że na spotkaniu biznesowym interesuje Cię opinia wszystkich znajdujących się w ścianach pokoju negocjacyjnego. Daj im możliwość wyrażenia tej opinii. Podczas swojego przemówienia pozwól obecnym na komentowanie i konstruktywne uwagi, ale nie zamieniaj go w farsę. Kiedy już mniej więcej zapadnie ostateczna decyzja, zapytaj wszystkich ponownie, co myślą o obecnej sytuacji. Podsumowując, staraj się uwzględnić opinie wszystkich uczestników negocjacji.

6. Powściągliwość

Umiejętność zachowania się na spotkaniu biznesowym - wymagana jakość każda osoba. Nie powinieneś być zbyt entuzjastycznie nastawiony do każdej korzystnej dla ciebie decyzji. Nie denerwuj się i nie panikuj, jeśli coś nie idzie tak, jak chciałeś. Możesz okazać swoje zadowolenie lub niezadowolenie, ale rób to z powściągliwością i godnością. Reaguj także spokojnie i pewnie na wszelkie „ataki” przeciwników.

7. Prezentacje

Na każde spotkanie biznesowe warto przygotować krótką prezentację, w której krótko opisujesz postanowienia i cele spotkania. Przyda się to zarówno Twojej stronie, jak i rozmówcy: nie przeoczysz ani nie zapomnisz żadnego ważnego szczegółu, a rozmówcy będzie łatwo dostrzec informację, jeśli zostanie przedstawiona w formie wizualnej.

8. Wniosek

Na zakończenie spotkania konieczne jest wyciągnięcie wniosków obejmujących omówione kwestie i decyzje, które w tych kwestiach zostały podjęte. Jeżeli z jakiegoś powodu nie udało się zająć pewnymi kwestiami (nie było ludzi za nie odpowiedzialnych, nie było czasu, nie było niezbędne informacje itp.), wówczas należy przełożyć rozpatrzenie tych spraw na określony dzień i godzinę oraz powiadomić o tym wszystkich uczestników.

1. Na negocjacje do pracy należy przychodzić w odpowiednim stroju biznesowym. Niektóre nowoczesne firmy mogą chcieć ubierać się swobodnie w normalne dni pracy (szczególnie w przypadku pracowników, którzy nie mają bezpośredniego kontaktu z klientami lub partnerami), ale jeśli uczestniczysz w spotkaniu biznesowym, zachowuj szacunek i ubieraj się odpowiednio.

2. Jeżeli temat negocjacji jest bardzo obszerny, lepiej będzie podzielić je na kilka etapów, podczas których każdy będzie rozpatrywał osobną kwestię. W takim przypadku konieczne jest prawidłowe ustalenie priorytetów i ułożenie sekwencji etapów w najbardziej optymalnej formie.

3. Nie marnuj czasu. Jeśli widzisz, że spotkanie szybko kończy się niepowodzeniem, lepiej je zakończyć, nie czekając na „oficjalne” zakończenie. Może być wiele oznak tego, że negocjacje nie będą już owocne: rozmówca przestał zadawać pytania i prowadzić konwersację, rozmówca jest wyraźnie zmęczony i nie ma nastroju na konstruktywną rozmowę, rozmówca zaczął być sarkastyczny, i tak dalej. W zależności od wagi tematu negocjacji i współpracy z tym konkretnym partnerem albo przełóż spotkanie, albo całkowicie je zakończ.

4. Jeśli druga strona zacznie zadawać Ci zbyt wiele prowokacyjnych i trudne pytania, to oznacza tylko jedno: nie do końca wierzą w to, co mówisz. Możesz wyglądać nieprzekonująco. Dlatego warto zmienić styl komunikacji lub popracować nad niewerbalnymi przejawami swojego ciała i głosu.

Spotkanie biznesowe to rodzaj platformy biznesowej, na której gromadzą się ludzie ogromna ilość ludzie sukcesu. Dzielą się ze sobą swoimi doświadczenie zawodowe, omawiają także określone projekty i oczywiście budują schematy produktywnej współpracy.

Co to jest spotkanie biznesowe

Spotkanie biznesowe to komunikacja, podczas której proponowane są rozwiązania konkretnego problemu.

Sprawdź pilnie swoich partnerów!

Czy wiesz, że podczas kontroli organy podatkowe mogą uchwycić się każdego podejrzanego faktu na temat kontrahenta? Dlatego bardzo ważne jest sprawdzanie osób, z którymi współpracujesz. Już dziś możesz bezpłatnie otrzymać informację o przeszłych kontrolach Twojego partnera i co najważniejsze, listę stwierdzonych naruszeń!

Aby spotkanie biznesowe było produktywne, trzeba nawiązać kontakt z rozmówcą, stworzyć jak najwięcej komfortowe warunki dialogu i, oczywiście, zapewnienia prawa wyboru.

Spotkanie biznesowe odbywa się w formie oficjalnej, podczas której każda ze stron stara się:

• przekazywać lub otrzymywać informacje od rozmówcy. Wymiana informacji jest jednym z głównych powodów spotkań biznesowych;
• udzielać odpowiedzi na pytania partnerów;
• wskazać, że rozmówca podjął dobrą lub złą decyzję dotyczącą konkretnej sytuacji;
• nawiązać kontakt pomiędzy zebranymi, omówić wspólną perspektywę, a także podpisać protokół, który będzie odzwierciedlał dalsze działania każdego z obecnych;

Każde spotkanie biznesowe składa się z czterech faz. To budowanie dialogu, skupienie się na wszystkich szczegółach, podjęcie decyzji i końcowy etap – wynik. Jak widać, na spotkaniach biznesowych jest mnóstwo pracy.

Osoba, która jest daleka od takich wydarzeń i nigdy w nich nie uczestniczyła, patrzy na to sceptycznie. Dla niego wygląda to bardziej na jakiś kongres, na którym spotykają się dziwni ludzie garnitury biznesowe rozwiązywać problemy, którymi nikt się nie przejmuje.

To sformułowanie nie do końca nadaje się na spotkania biznesowe. Takie wydarzenia nie są łatwe ciemne garnitury i poważne spojrzenie, to przede wszystkim konstruktywny dialog, w którym przedstawiane są wszelkiego rodzaju rozwiązania istniejących problemów. Na przykład dobrze znane lunche biznesowe to spotkania biznesowe, podczas których ludzie omawiają podczas lunchu kwestie dotyczące ich wspólnych spraw biznesowych. Nazwij to spotkanie” przyjacielskie spotkania„To niemożliwe, bo tutaj wszystko dzieje się bardziej dyplomatycznie.

Takiego spotkania też nie można nazwać wypadkiem, gdyż na początku ustala się wydarzenie – gdzie i jak się odbędzie, a dopiero potem przechodzi się do realizacji.

• Etykieta negocjacyjna: zasady, które łatwo zapamiętać
l>

Rodzaje spotkań biznesowych

Każde tego typu wydarzenie ma swój charakter i sposób przeprowadzenia. Dzięki temu rodzaje spotkań biznesowych dzielimy na zewnętrzne i wewnętrzne.

Zewnętrzne spotkania biznesowe to spotkania osób, które mają wspólny biznes i w taki czy inny sposób są już partnerami. Cel takich wydarzeń może być zupełnie inny, od rozmów o inwestowaniu w nowe projekty po rozmowy o łączeniu firm w pojedyncze struktury.

Wewnętrzne spotkania biznesowe to wydarzenia, w których biorą udział pracownicy i menedżerowie biznesowi. To znaczy, jest to coś w rodzaju walne zgromadzenie. Podobne wydarzenia odbywają się na terenie samych firm. W tym miejscu stawiane są pytania dotyczące pracy wykonanej w określonym czasie, a także omawiane są różne metody zwiększania wskaźników dla niektórych parametrów.

Spotkania biznesowe mają formę formalną i nieformalną. Najczęściej odbywają się nieformalne spotkania biznesowe. Takie wydarzenia można organizować w dowolnym miejscu na świecie.

Ponadto spotkania biznesowe mogą mieć charakter oficjalny lub nieformalny. Spotkania odbywające się w oficjalnej formie zwykle towarzyszą podpisaniu umów i zawieraniu transakcji. Oficjalne spotkania biznesowe koniecznie obejmują dokument taki jak protokół. Nieformalne spotkanie odbywa się w zupełnie innych warunkach. Nie jest konieczne podpisywanie jakichkolwiek dokumentów ani innych aktów mających moc prawną.

W zależności od celu zgromadzonych osób spotkania biznesowe można podzielić na: informacyjne, doradcze i wykonawcze.

Spotkanie informacyjne to wydarzenie, podczas którego prezentowana jest firma i jej produkt. Oznacza to, że prelegenci opowiadają o tym, w jaki sposób funkcjonuje ich przedsiębiorstwo, jakie rezultaty osiągnęli w danym okresie oraz dzielą się swoimi planami na przyszłość. Do wydarzeń i spotkań biznesowych nie jest wymagane żadne specjalne przygotowanie.

Na spotkaniach konsultacyjnych omawiane są istniejące problemy i poszukuje się ich rozwiązań. Zwykle obie strony wykazują aktywny udział i z reguły wszystko kończy się pozytywnie. Do takich wydarzeń zaliczają się także spotkania, podczas których rozmówcy dzielą się swoimi opiniami na temat konkretnego projektu, a także poruszają kwestie współpracy.

Spotkania wykonawcze to wydarzenia, podczas których zapadają konkretne decyzje, podpisywane są umowy i omawiane są losy całych firm. W takich spotkaniach biznesowych mogą brać udział wyłącznie menedżerowie lub decydenci. Takie spotkania wymagają przygotowania, dlatego odbywają się w atmosferze biznesowej.

Praktykant opowiada

Nicholas Corot, główny kurator ośrodek badawczy zarządzanie marką i technologie marki grupy firm Reland, członek Rady Gildii Marketerów, Przewodniczący Komisji Spraw Międzynarodowych Związku Marketerów Rosji, członek Komisji Marketingu Rosyjskiej Izby Handlowo-Przemysłowej, Moskwa

Ogromnym błędem naszych biznesmenów jest to, że takie pojęcie jak etykieta biznesowa zaczynają przypominać sobie dopiero podczas spotkań z zagranicznymi kolegami. Ale jednocześnie w megalopoliach i stolicach różne kraje jest bardzo popularna i dostępna niemal dla każdego. Dziś najwyższy instytucje edukacyjne kształci wysoko wykwalifikowanych specjalistów, którzy biegle posługują się etykietą i są przeszkoleni we wszystkich podstawach prowadzenia biznesu.

Jednak nikt nie jest odporny na błędy, a lista „błędów” podczas negocjacji stale się wydłuża. Wynika to z faktu, że strona przyjmująca nie zna nawet podstawowych pojęć z zakresu kultury i historii krajów strony przybywającej. W końcu, powiedzmy, poklepanie po ramieniu wśród Rosjan to nic innego jak przyjazny gest, ale Japończycy tego nie akceptują. Gest wskazujący palcami, że wszystko jest „OK”, jest w Rosji zjawiskiem dość powszechnym, ale we Francji ten gest oznacza, że ​​rozmówca mówi słuchaczowi, że jest niczym. Przypadek, gdy twarz firmy ma nieprzedstawialny wygląd, można również nazwać absurdem. Na przykład nosił krawat z koszulą z krótkim rękawem. Tego typu odzież można spotkać w restauracjach. fast food czyli fast food, więc lepiej się tak nie ubierać. Oczywiście, jeśli chociaż pożyczysz ostatnie miejsce na liście Forbesa nadal mogą ci to wybaczyć, ale w innych przypadkach nie ma potrzeby eksperymentować, trzymaj się już ustalonych zasad.

Organizacja spotkań biznesowych: podstawowe wymagania

Aby spotkanie biznesowe było naprawdę skuteczne, należy się do niego dobrze przygotować.

Istotą spotkań biznesowych jest zadawanie pytań dotyczących bieżącej sytuacji i poszukiwanie rozwiązania konkretnego problemu. Oprócz takich spotkań odbywają się także tzw. kartki grzecznościowe. Są to wydarzenia, podczas których ludzie poznają się i próbują zbudować zaufanie do konkretnej osoby.

Spotkanie biznesowenależy zaplanować z wyprzedzeniem

Jeśli obie strony znajdują się w tym samym regionie, możesz umówić się z partnerem na spotkanie biznesowe na około trzy dni przed jego spotkaniem. Można to zrobić za pośrednictwem poczty elektronicznej lub po prostu dzwoniąc.

Spotkanie biznesowe z partnerami zagranicznymi wymaga starannego przygotowania. Konieczne jest uwzględnienie ogromnej liczby niuansów, od przemówień powitalnych po pożegnania. Ważne jest, aby uzgodnić ich umiejscowienie, kupić lub wykonać pamiątki, zorganizować program kulturalno-rozrywkowy, praca ogólna To naprawdę dużo, ważne, żeby zrobić to dobrze.

Wybór miejsca negocjacji

Odpowiednio wybrane miejsce spotkania biznesowego ułatwi produktywny dialog. Atmosfera jest bardzo ważny czynnik w każdej dziedzinie życia, więc nie zaniedbuj tego. Miejsca mogą być zupełnie inne. Oznacza to, że może to być spotkanie biznesowe na terytorium osobistym lub wręcz przeciwnie, na terytorium rozmówcy. Obejmuje to również terytorium neutralne i, oczywiście, spotkanie biznesowe za pomocą środków komunikacji, czyli na odległość.

Większość przedsiębiorców woli odbywać spotkania biznesowe w biurach znajdujących się na ich terenie. Rzeczywiście, w tym przypadku możesz wykorzystać status lidera na swoją korzyść; pomogą w tym Twoje rodzime mury.

Zorganizowanie spotkania biznesowego, które mogłoby stłumić wszelkie aspekty psychologiczne

Bardzo ważne jest, aby podejść do tego problemu w sposób odpowiedzialny. Każdy szczegół wymaga dokładnej analizy, nawet podstawowe rozmieszczenie mebli w pomieszczeniu może wywołać napięcie psychiczne i tym samym zniechęcić rozmówcę do chęci nawiązania kontaktu.

Jeśli na Twoim terytorium toczą się negocjacje, masz „wszystkie asy w rękawie” i absurdem byłoby ich nie wykorzystać. W końcu masz do dyspozycji całą załogę, całe terytorium przedsiębiorstwa i oczywiście wszystkie jego możliwości.

Przygotowanie pokoju

Osoby specjalizujące się w przygotowaniu lokalu na spotkania biznesowe polecają stworzenie jak najbardziej komfortowych warunków dla obu stron. Wszystko w pokoju powinno być czyste. Bardzo ważne jest, aby zapewnić dobrą izolację, ponieważ hałas z zewnątrz ma negatywny wpływ na takie zdarzenia. Należy również zwrócić uwagę na oświetlenie i temperatura pokojowa, wskaźniki powinny być w normie.

Nie byłoby zbędne stosowanie środków dekoracyjnych, to znaczy różne wazony i obrazy. Owocuje to również podczas prowadzenia spotkań biznesowych.

Miejsca takich spotkań

Jak wspomniano wcześniej, spotkania mogą odbywać się zarówno na terenie organizacji spotkania, jak i poza nią.

1. Spotkanie w siedzibie partnera. Ta opcja spotkań biznesowych jest dobra, ponieważ podczas takich wydarzeń można bliżej poznać samego partnera, jego produkt i firmę jako całość. Samo zgodzenie się, że jesteś gotowy przyjechać na terytorium tej osoby, jest już symbolem, że ją szanujesz i jesteś gotowy z nią współpracować przez długi czas. Oczywiście organizowanie takich spotkań biznesowych ma swoje zalety, ale najlepsza opcja Spotkania będą odbywać się naprzemiennie.

2. Spotkanie na neutralnym terytorium. Takie spotkania biznesowe nie przynoszą korzyści żadnej ze stron, ponieważ otoczenie jest zupełnie obce, a w pobliżu nie ma pracowników, którzy mogliby pomóc. Z myślą o takich przypadkach w hotelach wprowadzono tzw. sale konferencyjne. Biznesmeni za granicą korzystają domy wiejskie oraz domki na spotkania biznesowe. W Rosji w większości przypadków ograniczają się do kawiarni lub restauracji.

3. Spotkanie w formie zdalnej. Technologie komunikacyjne nie stoją w miejscu, dlatego zdalne umówienie spotkania biznesowego stało się dość łatwe. Przecież dzisiaj mamy komunikację komórkową i Internet, które pozwalają nam kontaktować się z ludźmi z dowolnego miejsca na świecie. Ta metoda Kolejną zaletą jest to, że nie trzeba wydawać pieniędzy na wynajem sal czy rezerwację stolików w restauracjach.

Wyznaczamy czas

Organizując spotkania biznesowe, bardzo ważne jest uwzględnienie czasu i miejsca spotkania. Musisz doskonale zrozumieć, w którym momencie Twój partner będzie najlepiej przygotowany i nawiązać kontakt. Mówiąc najprościej, aby wiedzieć, w którym momencie ma najwyższą wydajność.

Na przykład niektórzy wolą pracować rano, inni po południu, a jeszcze inni wieczorem. Większość ludzi należy do pierwszej grupy, ponieważ ma ją prawie 50% wszystkich ludzi wysoka aktywność właśnie rano. Dlatego też ważną rolę odgrywa również termin spotkań biznesowych.

Optymalny czas na spotkania

Psychologowie zdecydowanie odradzają organizowanie spotkań biznesowych podczas lunchu, ponieważ w tym przypadku myśli o jedzeniu bardzo zaniepokoją obojga partnerów, co w konsekwencji doprowadzi do bezproduktywnych dialogów. Jeśli jednak wydarzenie odbywa się już w podobnym formacie, nie zabraknie też kawy lub herbaty.

Nie należy także organizować spotkań biznesowych bezpośrednio po obiedzie. Osoba ma niską wydajność po jedzeniu, najlepsza opcja zobaczę ją za godzinę lub dwie.

A co do poniedziałku w takim razie tę opcję na spotkania biznesowe to dobrze, bo na początku tygodnia ludzie po weekendzie mają świeżą i uporządkowaną głowę, a co za tym idzie, ich aktywność będzie wielokrotnie większa. O piątku należy powiedzieć, że organizowanie spotkań biznesowych w tym dniu nie doprowadzi do niczego dobrego. W tej chwili wszyscy myślą tylko, że ten tydzień wreszcie minął i chcą szybko odpocząć. Dlatego w piątek, nawet jeśli miejsce jest dla Ciebie wygodne i na wydarzenie przeznaczona jest tylko godzina, lepiej nie organizować spotkań biznesowych.

Warto też dodać, że istotnym czynnikiem będzie utrzymanie długości spotkania. Bardzo często zdarzają się przypadki, gdy któryś z rozmówców nie został uprzedzony o czasie trwania spotkania biznesowego, a potem po pół godzinie wstaje i mówi: „Wybaczcie panowie, ale muszę was opuścić”. Bardzo ważne jest, aby wziąć pod uwagę to kryterium.

Nie zapominaj również, że musisz przybyć na czas. Spóźnienie traktowane jest jako obraza, dlatego jeśli spotkasz się z sytuacją siły wyższej, musisz uprzedzić o tym swojego rozmówcę. Dobrze byłoby też poprosić go o przebaczenie za to.

Jak zostać zaproszonym na spotkanie biznesowe?

Jeżeli spotkanie odbywa się w formie gala, wówczas wszystkie zaproszenia na spotkania biznesowe należy wysłać w formie elektronicznej z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Komponent marketingowy z ten proces, również występuje i wymaga dokładnej analizy.

Skład delegacji

Trudno sobie wyobrazić produktywne spotkania biznesowe z dwoma przedstawicielami. Zazwyczaj tego typu wydarzenia odbywają się przy dużej liczbie pracowników po obu stronach.

W skład delegacji wchodzą:

• decydenci, czyli ci, którzy będą prowadzić negocjacje;
• konsultantów lub ekspertów, których zadaniem jest świadczenie informacje ogólne dotyczące konkretnego projektu;
• personel pomocniczy. Do tych osób zaliczają się tłumacze, sekretarki i kierowcy.

Należy też powiedzieć, że liczebność delegacji powinna być równa po obu stronach. Konieczne jest wcześniejsze omówienie tych punktów, ponieważ przeważająca liczba jednego zespołu może psychologicznie stłumić innych uczestników.

Najbardziej efektywne spotkania biznesowe to te, które obejmują mała ilość ludzie. Zatłoczone pomieszczenie może czasami prowadzić do nieporozumień i nieporozumień.

Przed odbyciem takiej imprezy sporządza się protokół, który zawiera listę zaproszonych osób, odpowiednio ich imiona i nazwiska. Jeżeli protokół nie został sporządzony, uczestnicy po prostu wymieniają się wizytówkami, aby poinformować rozmówcę o rodzaju działalności, jaką wykonuje.

Również w zależności od tego, jakie cele stawiają sobie uczestnicy, dobierany jest specjalny skład spotkania biznesowego. Na przykład, jeśli firma potrzebuje zwiększyć swoje przychody, w spotkaniu biorą udział menedżerowie, marketerzy i reklamodawcy. Dobrym pomysłem byłoby również rozcieńczenie składu przedstawicielami różnych płci, co urozmaici wydarzenie.

Co jest przedmiotem dyskusji?

Na jakiś czas przed rozpoczęciem spotkań biznesowych odbywa się zbiórka niezbędną dokumentację dla jego skutecznej realizacji. Są nawet specjalne kategorie dokumentów przeznaczony właśnie do takich przypadków. Należą do nich:

• dokumenty zawierające listę pytań, które należy zadać podczas wydarzenia;
• opracowane projekty, na podstawie których odbywają się spotkania biznesowe. Oznacza to, że jest to nic innego jak dokument odzwierciedlający działalność ogólna obie strony;
• dokumenty opisujące plan działań i zamierzeń w czerni i bieli.

Oczywiście bardzo trudno je zebrać podobne dokumenty, ale jest to niezwykle konieczne, ponieważ mając pełną informację o swoich współpracownikach, możesz zobaczyć szerszą perspektywę, a w szczególności jakie korzyści mogą przynieść ci pracując z Tobą. Dlatego, aby spotkanie biznesowe było produktywne, będziesz musiał nad tym popracować.

Pomimo tego, że na takie procedury zostanie poświęcona ogromna ilość czasu i wysiłku, będzie to całkowicie tego warte. Harvey Mackay w swojej autorskiej książce „Jak przetrwać wśród rekinów” stwierdził, że posiadanie informacji o kliencie jest równie ważne, jak doskonała znajomość produktu. Jeśli masz pojęcie o zainteresowaniach swojego rozmówcy, możesz łatwo nawiązać z nim kontakt. Możesz nawet się nadrobić specjalną ankietę, gdzie możesz odzwierciedlić interesujące Cię pytania dotyczące klienta i odpowiednio je wdrożyć, dzięki temu dowiesz się więcej informacji.

Przygotowanie lokalu

Przygotowując się do spotkań biznesowych, bardzo ważne jest odpowiednie ustawienie stołów.

Niewiele osób myśli o tym, że kształt stołu może psychologicznie wpłynąć na rozmówcę i w związku z tym albo cię polubić, albo wręcz przeciwnie, odepchnąć. Na przykład Australijczyk Alan Pease twierdzi, że kwadratowy stół stwarza niekorzystną atmosferę dla spotkań biznesowych. Stół o takim kształcie budzi ducha rywalizacji, dzięki czemu rozmówcy zaczynają sobie udowadniać, kto jest najlepszy. Okrągły stół Bardziej nadaje się do małych spotkań biznesowych, podczas których ludzie dzielą się swoimi opiniami. Stolik kawowy nadaje się do bardziej kameralnych spotkań.

Na stole powinno znajdować się wszystko, czego potrzebujesz - długopisy i notesy. Krzesła powinny być wygodne i w wystarczającej ilości.

Wzdłuż stołu należy również ustawić butelki z woda pitna i czyste okulary.

Na stole powinien znajdować się także mały samowar, aby chętni mogli napić się herbaty lub kawy. Nie zaszkodzi postawić na stole trochę słodyczy, czyli cukierków lub ciasteczek.

Jeśli na stole znajduje się popielniczka, oznacza to, że palenie w pomieszczeniu jest dozwolone, ale zanim wyjmiesz papierosy, powinieneś zapytać osoby w pobliżu, co myślą, co by się stało, gdybyś palił. Jeśli na stołach nie ma popielniczek, wydzielono specjalne miejsce do palenia.

Jak wybrać strój na spotkanie biznesowe

Osoby, które związały swoje życie z biznesem, prawie zawsze noszą garnitury, czyli wolą strój biznesowy.

Wysoce niepożądane jest przychodzenie na spotkanie biznesowe w dżinsach, tenisówkach i krótka spódniczka. System ten ma pewne pułapki, wiedząc, które z nich pozwolą Ci uzyskać maksymalne korzyści ze spotkania biznesowego.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to ubrać się tak, aby wyglądać raczej blado w porównaniu z tłem rozmówcy. Poczuje się na górze i w związku z tym będzie wobec ciebie bardziej wyrozumiały, w wyniku czego zaoferuje swoją pomoc.

Drogie biżuteria nie zawsze oznacza, że ​​dana osoba ma dobry gust, najprawdopodobniej chce po prostu szybciej zarobić od ciebie pieniądze, nic więcej. Nie ma więc nadziei na konstruktywne i produktywne spotkanie biznesowe. Weźmy na przykład sytuację, gdy mężczyzna w krótkich spodenkach i T-shircie przyszedł na rozmowę kwalifikacyjną do dużej firmy, gdzie szczególną uwagę zwracaj uwagę na dress code, szanse na to, że taka osoba pomyślnie przejdzie rozmowę kwalifikacyjną są bardzo małe, gdyż w kręgach biznesowych taki wygląd nie jest mile widziany. Dlatego podczas spotkań biznesowych należy zwrócić szczególną uwagę na ubiór.

Spotkanie biznesowe zakończy się sukcesem, jeśli dołożysz wszelkich starań, aby znaleźć informacje o swoim partnerze, w szczególności o jego zainteresowaniach i preferencje smakowe. Na przykład otrzymałeś informację, że Twój rozmówca jest menadżerem dużej firmy, uczestniczy w ogromnej liczbie konferencji i seminariów, jeździ wyłącznie luksusowymi samochodami i mieszka w luksusowych apartamentach, możesz stwierdzić, że dana osoba jest więcej niż poważna, a zatem w ubrania dają pierwszeństwo styl biznesowy. Twój wygląd powinien być podobny. Oznacza to, że biały top, czarny dół, możesz dodać kurtkę.

Dla dziewcząt doskonała opcja będzie czarna sukienka. Nie obciążaj się różne dekoracje, ponieważ nie zawsze robi to większe wrażenie; wręcz przeciwnie, może cię odstraszyć.

W przypadku spotkania biznesowego z młodymi ludźmi możesz ubrać się bardziej swobodnie, ponieważ młodsze pokolenie lubi ubierać się w jasnych kolorach. W związku z tym będzie to w twoich rękach, ponieważ w ten sposób pokażesz osobie, że masz z nią coś wspólnego i tym samym zdobędziesz ją.

Jeśli otrzymałeś informację, że czeka Cię spotkanie biznesowe z niezwykłą osobą, musisz kierować się wyobraźnią. Ubieraj się „ciekawie”, nie stosuj szablonowego stylu, takim osobom to się nie spodoba. Ważne w użyciu kontrastujące kolory I jasne dodatki. W takim przypadku zrozumie, że przed nim jest jego odbicie, co oznacza, że ​​​​stanie się twoim sojusznikiem.

Ta opcja ubioru obejmuje w szczególności lekki top biała koszula i ciemny dół, czyli czarne spodnie. Nie zapomnij też o fryzurze; mężczyźni nie powinni mieć dużo włosów. Jeśli chodzi o kobiety, powinny nosić schludnie ułożone włosy.

Prowadzenie spotkań biznesowych i negocjacji: algorytm przygotowania

Zanim dojdzie do negocjacji, należy dokonać do nich gruntownego przygotowania. Ważne jest, aby uwzględnić w nich nawet najdrobniejsze szczegóły. Oczywiście panuje opinia, że ​​profesjonaliści w swojej dziedzinie nie potrzebują żadnego przygotowania do spotkań biznesowych. Problem w tym, że ta opinia jest błędna. Jest jeszcze jedna opcja, która odzwierciedla całą istotę spotkań biznesowych: „ludzie sukcesu przygotowują się do każdego spotkania, a ludzie, którym się nie powiodło, improwizują”. Ta opinia ma wagę i jest naprawdę uważana za słuszną. Mimo wszystko bardzo sukces to przede wszystkim przygotowanie. Dlatego nie należy go zaniedbywać.

Zanim zaczniesz planować spotkanie biznesowe, powinieneś odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

• Jaki jest mój cel?
• Jak ważne jest dla mnie to spotkanie biznesowe?
• Jaki będzie efekt końcowy i czy jestem gotowy na ustępstwa wobec rozmówcy?
• Jakie pytania zadać osobie siedzącej naprzeciwko mnie? Nie zapominaj, że powinieneś zadawać pytania, które są naprawdę istotne dla rozmowy.
• Czy jestem gotowy odpowiedzieć na pytania mojego rozmówcy?
• Na ile przekonująca i naturalna jest moja mowa?
• Jak mogę wpłynąć na rozmówcę?
• Jak mam się zachować, jeśli mój partner nie chce nawiązać kontaktu, a może nawet uważa to, co mu mówię za głupotę lub wręcz przeciwnie, jest tak przesiąknięty moimi słowami, że chce nawiązać współpracę?
• Na ile logiczny jest plan spotkania biznesowego? Może trzeba coś poprawić?
• Jaką mam pewność, że spotkanie będzie pozytywne?
• Gdyby spotkanie biznesowe zostało zorganizowane specjalnie dla mnie, czy byłbym z niego zadowolony?

Aby spotkanie biznesowe było naprawdę udane i dostałeś to, czego chciałeś, musisz skorzystać trzy opcje: maksymalny, optymalny, minimalny.

Ten schemat jest dość prosty. Jeśli nie możesz uzyskać maksymalnego wyniku z obecnej sytuacji, powinieneś nieznacznie dostosować wektor i spróbować skorzystać z pozostałych dwóch opcji. Na przykład musisz przejechać z jednej części miasta do drugiej, a nawigator pokazuje co najmniej trzy możliwe mapy tras. W przypadku, gdy nie możesz w pełni wykorzystać skrót, zaczynasz jechać według pozostałych dwóch opcji. Podobnie podczas spotkań biznesowych, aby móc je kompetentnie i pomyślnie wdrożyć, konieczne są co najmniej trzy opcje ich przeprowadzenia, czyli jedna główna i dwie zapasowe.

Po ustaleniu celów należy zebrać wszystkie informacje o partnerze. W tę kwestię Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie dostępne informacje. Faktów pozornie nieciekawych na pierwszy rzut oka nie trzeba ignorować, bo czasami to one grają kluczową rolę. Ważne jest, aby dowiedzieć się, z kim ta osoba współpracowała przed Tobą, ile spotkań biznesowych odbyła i ile z nich zakończyło się sukcesem. Jeśli partner nie będzie sam podejmował decyzji w danej kwestii, należy zaprosić wszystkich jego współpracowników.

Aby spotkanie biznesowe przebiegło zgodnie z oczekiwaniami, trzeba to mieć maksymalna liczba informacje o swoim partnerze. Po prostu zadaj sobie pytanie:

• Co nas łączy?
• Jakie hobby i zainteresowania ma osoba siedząca naprzeciwko Ciebie?
• Jakie są jego ulubione tematy rozmów?
• Jaki jest jego stosunek do polityki?
• Co może powiedzieć o mnie, o moim produkcie i o firmie jako całości?
• Jaki jest jego w tej chwili pozycja?
• Czy poruszy zaproponowany przeze mnie temat?
• Jaka jest jego taktyka?
• Jakie cele realizuje?
• O co może mnie zapytać?

Po przeprowadzeniu krótkiej analizy konieczne jest opracowanie strategii negocjacji. W takim przypadku powinno być kilka strategii. Stosując tylko jeden, nie należy liczyć na skuteczność. Wszystko zależy od tego, jakie cele realizujesz i im bardziej są one globalne, tym łatwiej będzie zastosować kilka taktyk jednocześnie. Te zasady podczas spotkań biznesowych są fundamentalne, dlatego po prostu nie sposób ich nie stosować.

Po tym wszystkim rozpoczyna się ważny etap, zwany kompetencjami. Tutaj konieczne jest wypracowanie wszelkiego rodzaju pytań i zastrzeżeń, wynikających z zebranych informacji i przeprowadzonej analizy. Bardzo ważne jest, aby opanować nie tylko aspekt ekonomiczny swojego produktu, ale także techniczny, mówią, aby być kompetentnym we wszystkich kwestiach. Musisz przeanalizować rynek konkurencji i dowiedzieć się, dlaczego Twój produkt jest lepszy od innych.

Rozmowa to jeden z najbardziej złożonych procesów, który obejmuje kilka etapów jednocześnie. Podstawowy etapy - Ten:

• rozpoczęcie dialogu;
• pełne poinformowanie rozmówcy;
• argumentacja tego, co zostało powiedziane;
• podejmowanie decyzji;
• kończąc dialog.

Bardzo ważne jest, aby na spotkaniu biznesowym zadawać pytania i umieć prawidłowo rozpocząć dialog. W końcu już od pierwszych słów rozmówca zrozumie, jaką osobą jesteś. Dlatego należy zwrócić na tę kwestię należytą uwagę. Na koniec przemówienia powinieneś przekazać głos swojemu partnerowi. Dobrym pomysłem będzie także podziękowanie mu za wysłuchanie.

Techniki skutecznego rozpoczynania dialogu

Technika łagodzenia stresu

Korzystając z tej techniki, możesz zwiększyć dialog poziom emocjonalny. Po prostu zadaj sobie pytanie: jak chciałbyś, żeby ludzie cię traktowali? Bazując na otrzymanej odpowiedzi, zrób wszystko, co możliwe, aby osoba siedząca naprzeciwko Ciebie poczuła Twoją pozytywne nastawienie i dobroć płynącą z Twojego serca. Kilka komplementów pomoże pozyskać rozmówcę i pomyślnie przeprowadzić spotkanie biznesowe.

Technika „zaczepu”.

Opcja ta polega na budowaniu dialogu na podstawie wydarzeń z prawdziwe życie. Na przykład omawiasz inwestowanie środków w nowe projekty, więc możesz mówić o już zakończonych operacjach o podobnym charakterze osobiste doświadczenie. Podczas spotkań biznesowych bardzo ważne jest, aby dać drugiej osobie pełny obraz tego, kim jesteś.

Technika stymulacji

W przypadku, gdy zdecydujesz się skorzystać tę technikę, warto powiedzieć, że jego skuteczne zastosowanie polega na tym, że dialog powinien zaczynać się od wielu pytań. Im więcej pytań zadasz swojemu rozmówcy, tym bardziej będzie to dla Ciebie opłacalne. Przecież w tym przypadku zrozumie, że doskonale rozumiesz wszystkie tajniki i możesz pomóc mu rozwiązać powstałe problemy.

Technologia „bliżej punktu”

Ta opcja nie wymaga długich i pusta rozmowa, ale ma na celu konkretne działania. Bardzo dobrze nadaje się na spotkania biznesowe o charakterze doraźnym, czyli mało ważnym. Na przykład rozmowa menedżera z pracownikiem.

1. Naucz się wyrażać swoje myśli krótko, ale jednocześnie obiektywnie.
2. Używaj języka drugiej osoby.
3. Nie wstydź się okazywać mu szacunku.
4. Wskazane jest zwracanie się do rozmówcy po imieniu i nazwisku - to również pokaże, że jesteś osobą inteligentną.
5. Nie byłoby błędem powiedzieć kilka komplementów na temat pracy tej osoby, w szczególności jej organizacji, a także struktury samego przedsiębiorstwa.
6. Poinformuj go o wynikach, jakie osiągnęłaś od czasu swojego ostatnie spotkanie, jeśli oczywiście taki istniał.
7. Przygotuj pytanie tak, aby naprawdę zainteresowało rozmówcę.
8. Pamiętaj, że wszystkie Twoje osądy muszą być uzasadnione.
9. Nie zaniedbuj pytań „dlaczego?”, „dlaczego?”, „jak?”. Im więcej pytań zadasz w ten sposób, tym lepiej zrozumiesz stanowisko danej osoby.
10. Nie przegap żadnej myśli wypowiadanej przez drugą osobę. Możesz nawet doprecyzować: „Czy dobrze zrozumiałem, że...?”, „Czy masz na myśli...?”

Kopiowanie materiałów bez pozwolenia jest dozwolone, jeśli na tej stronie znajduje się link dofollow

Cześć! W tym artykule porozmawiamy o tym, jak umówić się na spotkanie z klientem.

Dziś dowiesz się:

1. Co powiedzieć przyszłemu klientowi, aby na pewno chciał się z Tobą spotkać;
2. Jakich błędów nie należy popełniać umawiając się na spotkanie osobiste?
3. Istniejące techniki, które pomogą nawet początkującemu w zaliczeniu pierwszego spotkania.

Różnica między dobrym a zwyczajnym menadżerem

Aby to zrobić, skorzystaj z poniższych instrukcji:

1. Przed wybraniem numeru klienta usiądź na krześle, odchyl się do tyłu, zrelaksuj, bądź cierpliwy, uprzejmy i uśmiechaj się do siebie. Czasami uśmiech danej osoby można wyczuć na odległość. Nabierz zatem optymizmu i zacznij aktywnie działać.
2. Zadzwoń i przedstaw się w imieniu firmy. Podaj swoje nazwisko, imię i patronimikę, a także stanowisko. Krótko mówiąc, powiedz nam, czym dokładnie się zajmujesz.
3. Następnie określ cel swojej rozmowy. Klient musi jasno zrozumieć, czego od niego chcesz. Ale nie musisz od razu odkrywać wszystkich swoich atutów. Zainteresuj czymś swojego rozmówcę i powiedz mu, że więcej dowie się osobiście.
4. Powiedz nam z jakimi znanych firm współpracujesz. Być może zaufanie duże firmy do Twojego przedsiębiorstwa będzie działać na Twoją korzyść.
5. Ustaw własną datę i godzinę rozpoczęcia spotkania. Rozmówca powinien mieć wrażenie, że to on decyduje, kiedy dokładnie odbędzie się spotkanie. Tak naprawdę dajesz mu wybór bez wyboru.
6. Pożegnaj się z klientem, nie zapominając podziękować mu za uwagę.

Oto przykład dialogu na temat umawiania spotkania:

— Witam, nazywam się Iwanow Iwan Siergiejewicz, jestem kierownikiem sprzedaży firmy Morozko. Zajmujemy się sprzedażą mrożonek. Czy możesz mi poświęcić kilka minut swojego czasu?

- Cześć, słucham cię.

— Iwan Siergiejewicz, dzwonię, żeby umówić się na spotkanie. Firma, którą reprezentuję, ma bardzo ciekawa oferta dla ciebie.

- Co dokładnie masz na myśli? Czy możemy omówić to przez telefon?

— Nasza firma ma dla Ciebie indywidualną ofertę, dzięki której zoptymalizujesz koszty wytworzenia swoich produktów. Bardziej szczegółowo mogę Ci to wyjaśnić podczas osobistej rozmowy. Niektóre z najbardziej znanych restauracji w mieście (np. Celentano i Bawaria) przyjęły już naszą ofertę i były zadowolone ze swojego wyboru.

- Kuszące, ale pewnie o tym pomyślę.

— Spotkajmy się jutro o 16.00 lub pojutrze o 9.00, szczegółowo opowiem o warunkach współpracy z nami. Będzie to bardziej pouczające niż rozmowa telefoniczna. Czy będzie Ci wygodnie spotkać się jutro?

— Być może tak, tylko jeśli to możliwe, w moim biurze.

- Świetnie, w takim razie jutro o 16.00 będę z tobą. Dziękujemy za poświęcony czas i do zobaczenia wkrótce!

Możliwe trudności w rozmowie z klientem

W procesie ich spełniania obowiązki zawodowe Każdy człowiek boryka się z wieloma trudnościami, które należy pokonać. Agenci sprzedaży i menedżerowie muszą umieć radzić sobie z zastrzeżeniami.

Rozważmy główne sytuacje problemowe.

Jest ich kilka skuteczne techniki, dzięki któremu szybko i łatwo przekonasz klienta o wadze zbliżającego się spotkania.

1. Technika półkowa– jego istota jest następująca: stale utrzymujesz zainteresowanie rozmówcą, nie zdradzając przy tym wszystkich informacji. Możesz użyć następującego wyrażenia: „A więc żebym mógł Ci wszystko opowiedzieć bardziej szczegółowo i przekazać Ci informacje w całości, musimy się spotkać”.
2. Przeszacowanie produktu– musisz na nowo ocenić swój produkt i go rozwijać nowa technologia jego propozycje. Spróbuj zastąpić nudne zdanie „Chciałbym się z Tobą spotkać” wyrażeniem „Nasza firma obliczy i zaproponuje realne możliwości obniżenia kosztów Twoich produktów”. Na przykład, jeśli sprzedajesz towary restauracjom i kawiarniom, nie mów, że oferujesz klientowi zakup określonych produktów. Z pewnością klienci mają już dostawców. Zaproponuj usługę wyceny konkretnych dań. Dokonując analizy pokażesz, że jeśli klient kupi od Ciebie produkty, zaoszczędzi pieniądze. Dlatego lepiej z Tobą współpracować.

Oto kilka wskazówek, które pozwolą uniknąć trudności w trakcie rozmowy:

• Utrzymuj zainteresowanie, ale nie twórz intryg.
• Nie obiecuj klientowi kilkukrotnego wzrostu jego zysków. To powoduje nieufność.
• Nie używaj zwrotów: „Chcielibyśmy…”, „Moglibyśmy z Tobą…”, ponieważ klienta interesuje tylko jego dobro, a nie Twoje pragnienia.
• Nalegaj na osobiste spotkanie, bo klientowi będzie trudniej spojrzeć Ci w oczy i odmówić współpracy.

Wniosek

Właściwe zaproszenie na spotkanie to pierwszy krok do jego odbycia właściwe spotkanie co wiąże się z długą i produktywną współpracą. Głównym zadaniem rozmowy telefonicznej jest przekonanie rozmówcy o konieczności osobistego spotkania. Aby to zrobić, musisz zainteresować klienta i nauczyć się pracować z obiekcjami.

Negocjacje są kluczową częścią każdego partnerstwa biznesowego. Dalsza praca z klientem lub dostawcą w dużej mierze zależy od jakości negocjacji i to właśnie na tym etapie ustalane są główne warunki współpracy.

Z punkt psychologiczny Każdy z nas jest wyjątkową indywidualnością. Mamy własną pozycję życiową, poglądy i preferencje. To samo dotyczy osoby będącej kontrahentem w procesie transakcyjnym. Dyrektor, menadżer, finansista i inni urzędnicy reprezentujesz konkretną firmę, która potrzebuje określonych warunków. Z kolei klient prywatny jest zainteresowany konkretnym produktem w określonej ilości. Osoby, z którymi będziesz negocjować, potrzebują konkretów – to ważne. Ale wraz z tym istnieją standardowe techniki negocjacyjne. Można je uznać za swego rodzaju szablon, m.in dobra wartość to słowo. Zasady te powstają w oparciu o takie czynniki, jak etyka biznesu i psychoanaliza, więc ich skuteczność nie może być kwestionowana.

Zatem zasady udanych negocjacji obejmują następujące punkty:

1. Przygotowanie. Musisz jasno zrozumieć cel negocjacji jeszcze przed ich rozpoczęciem. Idealnie byłoby podzielić ten cel na trzy punkty: planowany wynik, akceptowalny i niepożądany. Dla każdego z nich konieczne jest posiadanie własnej strategii zachowania, która jest wdrażana jeszcze przed osiągnięciem wyniku. Załóżmy, że widzisz, że rozmowa zmierza w złym kierunku i nie możesz dojść do wspólnego mianownika ze swoim rozmówcą. Stosuj techniki, które dadzą Ci szansę wyjścia z sytuacji.
2. Wydajność. Już na początku rozmowy wyjaśnij partnerowi kim jesteś, dla jakiej firmy działasz i w jakim celu zaprosiłeś go na tę rozmowę. Pomoże to uniknąć wielu pytań w przyszłości. Nieformalne odosobnienie ma sens, jeśli naprawdę wiesz, jak komunikować się na abstrakcyjne tematy. Jeśli rozmowa „o pogodzie” będzie prowadzona w stopniu nieszczerym, będzie to tylko szkodliwe, ponieważ będzie stratą czasu. Które wielu ma ludzie biznesu po prostu nie wystarczy. Lepiej przejść od razu do rzeczy.
3. Zrozumienie. Oczywiście w trakcie negocjacji trzeba przede wszystkim bronić swoich interesów. Ale nie zaszkodzi spojrzeć na rozmowę z punktu widzenia drugiej osoby. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć, jakie zalety swojej oferty możesz dla niego podkreślić. Wiedz, jak słuchać i poznać stanowisko innej osoby.
4. Otoczenie i wygląd (w przypadku negocjacji „na żywo”). Zadbaj o to, aby negocjacje odbywały się w odpowiednim miejscu, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Jeśli jest to biuro, jego wyposażenie powinno mieć charakter biznesowy. Zamknij drzwi (ale ich nie zamykaj) i upewnij się, że nikt Ci nie przeszkadza. Jeśli jest to kawiarnia, spróbuj wybrać przytulny lokal. Nie zapraszaj do udziału w negocjacjach osób, których obecność nie jest wymagana. Kontroluj czas negocjacji, nie zwlekaj z nimi, ale też nie patrz na zegarek co 5 minut, to znak niegustowność i twój brak zainteresowania transakcją. Jeśli chodzi o wygląd, musi być schludny. Organizujesz spotkanie biznesowe i musisz wyglądać jak należy.

Uczciwie warto zauważyć, że w tej kwestii wszystko jest czysto indywidualne. Często ludzie promując swój produkt lub usługę kreują dla siebie taki wygląd, że ich rozmówca w pierwszej chwili nie jest w stanie zrozumieć, z kim w ogóle rozmawia. Dzięki temu możliwa jest gra na pierwszych skrzypcach właśnie pod względem komunikacja biznesowa, podczas gdy druga strona poświęca czas na poznanie Cię jako osoby. Ale tutaj na cienkim. Ważne, żeby nie przesadzić, bo... nadmierna ekspresja stylu może prowadzić do radykalności odwrotny wynik– dana osoba początkowo nie będzie postrzegać Cię jako poważnego partnera.

1. Pozytywny charakter rozmowy. Zarówno Ty, jak i Twój rozmówca jesteście zainteresowani obustronnie korzystną współpracą. To dobrze, prawda? Pokaż swoje pozytywne nastawienie. Ale nie przy pomocy „dyżurnego” uśmiechu czy pochlebstw, ale po to, by emocje były szczere. O perspektywach współpracy rozmawiaj z wyczuciem, z błyskiem w oczach. Jeśli nie będziesz uchylać się, bardzo łatwo będzie utrzymać taki ton. Ale jednocześnie zachowaj dystans. Być może w przyszłości ty i twój rozmówca staniecie się najlepsi przyjaciele, ale w tej chwili jesteście przedstawicielami różnych partii biznesowych, z których każda broni swoich własnych interesów.
2. Jednoznaczność. Jeśli mówimy o partnerstwie finansowym, warunkach płatności za towar itp. punktów, konieczne jest, aby wszystkie zostały jasno określone, a następnie zapisane w umowie i nie podlegały podwójnej interpretacji. Nie należy oczywiście podpisywać dokumentu od razu. Dlaczego – patrz uwaga powyżej tego punktu.
3. Najważniejsze są szczegóły. Nie zrozumiałeś, co oznaczało to lub inne zdanie z ust partnera? Nie bądź leniwy, aby zadać mu wyjaśniające pytanie. Wątpliwości, niepewność itp. uczucia należy albo potwierdzić, albo rozwiać. W tym przypadku najlepszym sposobem są pytania wyjaśniające.
4. Utrzymuj równowagę. Między „dobrym i złym policjantem”. Kolejny ważny czynnik wpływający na sposób negocjowania współpracy. Tutaj, podobnie jak w bitwie, najsilniejszy nie jest ten, który atakuje, ale ten, który przyjmuje cios. Musisz bronić swoich stanowisk nie poprzez odmowy, spory i inne negatywne emocje. Ważne jest, aby wykazać się profesjonalizmem. A wtedy partner będzie bardziej lojalny wobec zaproponowanych przez Ciebie warunków.
5. Dotrzymaj słowa. Skoro testujemy naszego partnera na uczciwość i rzetelność, możemy być pewni, że on zrobi to samo. Obiecuj tylko to, co możesz zagwarantować. Dotrzymaj obietnic. Dokładniej, nawet nie obietnice, ale zobowiązania wynikające z przyszłej umowy. W przeciwnym razie nie tylko moralne, ale także administracyjne (a czasem nawet odpowiedzialność karna). Poza tym to twoja reputacja. Nie pozwól, żeby stała jej się krzywda.
6. Właściwy koniec rozmowy. Po negocjacjach strony muszą osiągnąć wspólny wynik. Może to być kompromis, wstępne porozumienie, a czasem kategoryczny spór stron. Negocjacji nie można jednak pozostawić bez zakończenia. Nawet jeśli byłyby one tylko jednym z etapów, po którym czekają Was kolejne spotkania, rozmowy czy korespondencja. Traktuj je tak, jakbyś czytał rozdział, z którego musisz wyciągnąć wnioski. I oczywiście przestrzegaj podstawowej grzeczności. Uściśnij dłoń tej osoby (jeśli jest to mężczyzna), uśmiechnij się do kobiety, złóż życzenie Miłego dnia. Zrób to niezależnie od wyniku rozmowy.

WAŻNY! Wynik negocjacji nie oznacza podjęta decyzja. Decyzję o współpracy należy podjąć dopiero po przemyśleniu jej w spokojnej atmosferze, przedyskutowaniu ze współpracownikami wszystkiego, o czym rozmawialiście podczas negocjacji. Zwłaszcza jeśli rozmówca zaoferował Ci możliwości współpracy, o których wcześniej nie myślałeś. Musisz dokładnie przeanalizować tę propozycję i zrozumieć, czy podane warunki Ci odpowiadają. Może warto poszukać pułapek. Aby ułatwić zrozumienie, rób notatki podczas negocjacji. Jeśli zgodzisz się na układ już w trakcie rozmowy, możesz stać się ofiarą osobowości o silnej charyzmie, przez co będziesz zdezorientowany.

Jak negocjować z klientem?

Powyższe zalecenia dotyczyły negocjacji w ogóle. Przyjrzyjmy się teraz kilku punktom dotyczącym tego, jaką linią się kierować, komunikując się z osobą, której chcesz coś sprzedać. Nie ma znaczenia, czy jest to nabywca hurtowy, czy klient detaliczny. Dla nas jest on przede wszystkim kupującym.

1. Dowiedz się, czego potrzebuje klient. Jaki produkt, w jakiej objętości, do jakich celów (pamiętaj o szczegółach). Po otrzymaniu tej informacji daj znać danej osobie, że możesz zrealizować jej prośby.
2. Opisz zalety produktu. Najlepiej z liczbami. O ile składników jest bogatszych niż jego skład, ile razy ten produkt pomoże Ci zaoszczędzić itp. Dzięki temu będziesz mógł uzasadnić cenę, jaką chcesz otrzymać za produkt.

WAŻNY! Musisz przede wszystkim zrozumieć wszystkie zalety siebie. Tylko wtedy będziesz mógł je uzasadnić i przekazać kupującemu.

1. Jeśli cena nie odpowiada klientowi, nie narzekaj na tym, że koszt taki wynika z kosztów produkcji, logistyki i innych pozycji kosztowych. Kupujący nie jest tym zainteresowany. Lepiej jeszcze raz podkreślić, jakie korzyści czerpie z przejęcia. Najlepiej finansowe. Jeśli rzeczywiście takie istnieją, dana osoba chętnie zapłaci Ci jednorazowo, aby zaoszczędzić w przyszłości. W w niektórych przypadkach Możesz oferować zniżki i specjalne warunki. Które dokładnie – oblicz z góry, a także wielkość rabatów.

Korzyści mogą obejmować:

• darmowa wysyłka przy zakupie określonej ilości;
• możliwość zakupu towaru na raty;
• dodatkowe bonusy (3 produkty w cenie 2 itd.).

Istnieje wiele opcji, najważniejsze jest to, że są one ekonomicznie wykonalne dla Ciebie. Jeśli kupujący poprosi o nierealistyczną zniżkę, nie bój się mu odmówić. Jednocześnie uzasadnij swoją odmowę, powiedz, że takie warunki są dla Ciebie po prostu nieopłacalne. I zaproponuj alternatywę.

RADA: Przykłady udanych negocjacji pokazują, jak istotne są porównania przy wyrażaniu cen. „Ta książka kosztuje tyle samo, co 10 filiżanek kawy”, „Miesięczna opłata za samochód równa się trzem kolacjom w restauracji” itp.

Najważniejsze, żeby nie zaczynać rozmowy od kosztów. Najpierw zapoznaj kupującego z produktem (lub ogólnym asortymentem), wypisz jego zalety, a następnie grzecznie, ale pewnie podaj cenę. Zaufanie to ważna kwestia. Jeśli klient zobaczy, że się wahasz, na pewno zacznie się targować. Wymawiaj numer z taką samą pewnością, jak wymawiasz swoje imię. Podczas negocjacji, jeśli do nich dochodzi, skorzystaj z tego, co powiedziano na początku tego akapitu. Ale nie spiesz się z udzieleniem rabatu, jeśli klient mówi o tym, „jakie to drogie”. Być może po prostu czeka, aż ponownie powiesz mu, dlaczego przedmiot jest wart tyle, ile chcesz za niego.

1. Nie rozpaczaj, jeśli dana osoba odmówi zakupu. Być może musi po prostu poczekać do wypłaty lub poznać warunki i ceny konkurencji (szczególnie ważne dla klientów hurtowych). Zostaw swoje dane kontaktowe i grzecznie powiedz, że jeśli coś się wydarzy, zawsze chętnie podejmiesz współpracę.

Trudny klient – ​​kim on jest?

Tak, istnieje coś takiego osobna kategoria kupujący. Wiele osób ich nie lubi, ale to właśnie oni pomagają sprzedawcom zrozumieć słabe strony ich biznesu. Stanowią wyzwanie, które należy podjąć, i przeszkodę, którą należy pokonać. Ponadto sami klienci dzielą się na:

• niegrzeczni ludzie;

W komunikacji z takimi ludźmi najważniejsze jest, aby nie ulegać prowokacjom. Zachowaj spokój i pewność siebie. Nieuprzejmość oznacza brak innych argumentów, a gdy ktoś zrozumie, że krzyki i oskarżenia nie przejdą przez ciebie, sam się wycofa. I cała jego negatywność pozostanie z nim. A może to po prostu emocje, którym należy pozwolić się wylać. Jeśli dana osoba jest niezadowolona z ceny lub wyglądu produktu, zgódź się z nią, używając wzorców wypowiedzi typu „Tak, z pewnością masz rację, ale pozwól, że doprecyzuję…”. A potem, pomimo emocji, spróbuj mu pomóc.

• ludzie nieśmiali i niezdecydowani;

Taka osoba z reguły nie jest pewna siebie i swojego wyboru. Dręczą go wątpliwości, które trzeba rozwiać. Utrzymuj go, rozwijaj lub wręcz przeciwnie, zawężaj listę możliwości zakupu. W tym miejscu podwójnie ważne jest podkreślenie wszystkich zalet produktu. Jeśli ktoś chce skonsultować się z żoną lub szefem, zaoferuj swoją pomoc w tej sprawie.

• „mądrzy chłopaki”

Klient chce pokazać, że zna Twój produkt lepiej niż Ty. Cóż, w tym przypadku możesz zagrać w jego grę. Pokaż, jak bardzo podziwiasz jego kompetencje, nie używaj ostrych zastrzeżeń, jeśli krytykuje produkt, a jedynie przedstaw alternatywne argumenty. Najważniejsze jest tutaj znalezienie kompromisu. A zdrowa dyskusja zawsze przynosi korzyści obu stronom.

Jak negocjować przez telefon?

Na początek wyjaśnijmy, że każda poważna transakcja wymaga osobistego spotkania. Udane rozmowy telefoniczne to tylko jeden z etapów współpracy. Ale ten etap jest również bardzo ważny. Porozmawiajmy o nim.

Klient dzwoni pierwszy

To już oznacza, że ​​ma problem, który należy rozwiązać. Osoba znalazła Twoje kontakty, wybrała numer i czekała na odpowiedź. Tutaj Twoim zadaniem jest grzecznie go przywitać, przedstawić się i dowiedzieć się o problemie. Zwiększy to pewien stopień zaufania, gdy klient zrozumie, że po drugiej stronie linii znajduje się również prawdziwa osoba i menedżer robota. Nie zawiedź jego oczekiwań. Ale jednocześnie daj szansę przekonać się o swoim profesjonalizmie, ponieważ dzwoniący nie zawsze jest ekspertem w dziedzinie towarów lub usług, w sprawie których faktycznie Cię wezwał. Poznając jego preferencje, jasno i zwięźle wyraź je własnymi słowami i daj klientowi możliwość wyrażenia zgody. A potem złóż ofertę i umów się na spotkanie.

Najpierw zadzwoń

W takim przypadku pierwszym priorytetem jest sprawdzenie, czy dana osoba ma czas na rozmowę. Jeśli nie, zapytaj, kiedy możesz oddzwonić, ponieważ w tej chwili zajęty rozmówca, jeśli się nie rozłączy, raczej nie zwróci wystarczającej uwagi na Twoją propozycję.

Pozostała część skryptu komunikacji z klientem wygląda standardowo:

• Przedstaw się;
• Poznaj potrzeby swojego rozmówcy, w razie potrzeby doprecyzuj je;
• Złożenie oferty;
• Umawiasz się na spotkanie.

Dla każdego konkretnego obszaru wybierane są indywidualne niuanse.

Jeśli Twój produkt lub usługa jest przeznaczona dla przedstawicieli biznesu, a nie klienci korporacyjni, dowiedz się od swojego rozmówcy, kto w firmie jest upoważniony do odpowiadania na propozycje podobne do Twojej i skontaktuj się z tą osobą. A potem postępuj zgodnie z ustalonym schematem: zdefiniowanie problemu – Twoje rozwiązanie – kwestie cenowe – potwierdzenie zainteresowania. I użyj tego, co niezbędne ruchy marketingowe– udzielać informacji o rabatach i innych korzystnych warunkach.

W praktyce prowadzenie takich rozmów telefonicznych wygląda następująco (przykład):

– Dzień dobry, nazywam się…, jestem przedstawicielem firmy…, zajmujemy się sprzedażą artykułów papierniczych. Czy masz czas na rozmowę?
- Tak, słucham cię.
– Powiedz mi, czy używasz formularzy do drukowania dokumentów podatkowych?
- Tak, używamy tego.
– Czy zatem zakup takich dokumentów jest dla Pana ważny?
- Tak, zgadza się, co chcesz zaoferować?
– Nasza firma będzie zainteresowana współpracą w zakresie dostarczania dla Państwa takich formularzy. Jesteśmy gotowi omówić indywidualną politykę cenową i warunki współpracy.

Wtedy rozmowa potoczy się sama, jeśli dana osoba będzie rzeczywiście zainteresowana Twoją ofertą. W przypadku odmowy spróbuj znaleźć powód i zaproponuj opcja alternatywna współpraca. Nie wstydź się zadawać pytań i spraw, aby Twój rozmówca czuł się komfortowo informacja zwrotna. Tylko w ten sposób można zbudować konstruktywny dialog.

Sztuka komunikacji biznesowej

Czym jest komunikacja i jak ją robimy? Jest mnóstwo sposobów! Niektórzy czasem nawet o tym nie wiedzą.

Proces komunikacji oznacza komunikowanie się z innymi ludźmi w celu osiągnięcia zrozumienia i określonego rezultatu. Aby zmotywować osobę do działania, najpierw przekazujemy mu informację. W tym celu:

Komunikujemy się osobiście;

Posłuchajmy;

Zadajemy pytania;

Piszemy listy;

Przygotowujemy raporty;

Komunikujemy się telefonicznie.

KOMUNIKACJA OSOBISTA

Ta metoda komunikacji jest często uważana za najprostszą. Osoba, z którą rozmawiasz, stoi przed tobą i możesz jej wyjaśnić, czego chcesz. Jeśli on Cię nie rozumie, zadaj sobie pytanie:

Czy moje słownictwo jest zrozumiałe dla danej osoby: czy mówię prostym językiem rosyjskim, czy też używam zbyt wielu terminów technicznych?

Może coś jest w moim wygląd uniemożliwia komuś zrozumienie mnie? Komunikacja osobista to coś więcej niż tylko rozmowa z drugą osobą. Istnieją trzy ważne aspekty komunikacji:

Słowa - co mówimy;

Intonacja – jak mówimy;

Gestykulacja – jak wyglądamy podczas rozmowy. Zalety komunikacji osobistej są następujące:

Ludzie widzą, o co chodzi o czym mówimy;

Kontakt wzrokowy pomaga nam zrozumieć, jak bardzo rozmówca nas słucha i rozumie;

Gesty sprawiają, że mowa staje się bardziej przekonująca. Jednak jednocześnie słowa, intonacja i gesty mogą stwarzać pewne zagrożenie w komunikacji osobistej:

Możesz rozdać swoje prawdziwe uczucia;

Możesz stać się zbyt bezbronny;

Osoba ta może nie rozumieć słów, których używasz;

Nie każdemu może podobać się sposób, w jaki wymawiasz słowa.

Jest w tym wszystkim coś, na co nie mamy wpływu. Może to być niechęć do rozmówcy z nieznanego Ci powodu lub jego wrogość wobec Ciebie.

Aby osiągnąć sukces w komunikacji osobistej, należy wziąć pod uwagę wszystkie powyższe czynniki. Pamiętajcie, że to nie są tylko słowa. Porozumienie staje się możliwe dzięki współdziałaniu wszystkich trzech czynników komunikacji, czyli słów, intonacji i gestów. Poprzez szkolenie można nauczyć się osiągania spójności w czynnikach komunikacyjnych, osiągając pełne zrozumienie ze strony rozmówcy.

ZDOLNOŚĆ SŁUCHANIA

Komunikacja nie jest procesem jednokierunkowym, podczas którego po prostu przekazujemy informacje. Komunikując się, otrzymujemy także informacje, a proces ten wymaga od nas słuchania.

Słuchanie to coś więcej niż tylko słyszenie. Często „słyszymy” tylko to, co chcemy usłyszeć. W poprzedniej sekcji mówiliśmy o komunikacji osobistej z punktu widzenia mówiącego. Słuchanie rozmówcy to druga strona komunikacji i obowiązują w nim te same zasady.

Słuchając, przenikamy słowa, intonację i gesty rozmówcy. Do tego musimy dodać własne reakcje, które dadzą rozmówcy do zrozumienia, że ​​uważnie go słuchamy. Reakcje te obejmują: mimikę, uśmiech, kiwanie głową i różne uwagi.

Kiedy słuchasz

Rób to z pełną uwagą;

Nie domyślaj się pochopnie tego, co powie ci druga osoba;

Nie trać czasu na formułowanie odpowiedzi, słuchając kogoś innego;

Patrząc w oczy z wyrazem żywego zainteresowania słowami rozmówcy, pokaż, że naprawdę uważnie go słuchasz;

Kiedy słuchasz kogoś przez telefon, nie pozwól, aby to, co dzieje się w pokoju, rozpraszało Cię;

Rozmawiając przez telefon, daj rozmówcy zrozumieć, że uważnie go słuchasz, od czasu do czasu mówiąc: „Więc…”, „Tak…”, „OK…” itp.;

W razie potrzeby rób notatki (na przykład podczas komunikacji przez telefon).

TECHNIKI ZADAWANIA PYTAŃ

Podczas komunikowania się z innymi mogą wystąpić sytuacje, w których dostarczone informacje nie będą wystarczające. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej lub wyjaśnić znaczenie tego, co zostało powiedziane, zadajesz pytania.

Używany w różnych okolicznościach różne typy pytania. Są to:

Otwarte;

Zamknięte;

Specjalny.

Spotkanie biznesowe

W pierwszych sekundach spotkania biznesowego musisz przywitać się z partnerem, przedstawić się i uścisnąć mu dłoń. Osoba starsza ze względu na status lub wiek powinna jako pierwsza uścisnąć dłoń, w uścisku dłoni powinny także uczestniczyć kobiety – na spotkaniu biznesowym nie ma potrzeby rozróżniania ze względu na płeć, każdy jest partnerem biznesowym.

Podczas negocjacji gospodarz spotkania musi przedstawić gości. Przedstawiając się, grzecznie jest podać swoje imię i nazwisko oraz wymienić się wizytówkami (nie zapomnij o ich uzupełnieniu!). Kiedy otrzymasz wizytówkę, rzuć na nią okiem i przeczytaj na głos imię i nazwisko jej właściciela.

Pamiętaj o swoim wizytówka powinny być czytelne nawet przy słabym oświetleniu i zrozumiałe dla członków dowolnej kultury lub kraju. Najważniejszą rzeczą na wizytówce jest Twoje imię i nazwisko, powinno ono zostać wyróżnione pogrubione i nie kombinuj. Wizytówka powinna wyraźnie wskazywać Twój zawód i stanowisko; to określi zakres Twojej współpracy biznesowej. Wizytówka powinna zawierać wyczerpujące dane kontaktowe. Wszystkie teksty powinny być równe, nie zajmować całej powierzchni wizytówki i napisane nie więcej niż dwiema czcionkami.